طريقة كتابة الخطابات الرسمية

تعتبر مهارة كتابة الخطابات الرسمية واحدة من أهمّ المهارات في عالم الأعمال، بالإضافة إلى أنّها مهارة أساسية من مجموعة المهارات المطلوبة في الوظائف الحكومية، ومن هنا فقد كان من الضروري على كل شخص لديه علاقة من قريب أو من بعيد بالمجالات السابقة أن يتقن هذه المهارة وأن يقوم بتأديتها على الوجه الأتم والأكمل، ولكتابة الخطابات طريقة معينة، إلى جانب بعض العناصر الأساسية التي لا يجب إغفالها أثناء القيام بهذه الأمر، فبعض الخطابات الرسمية تستعمل لأغراض توثيقية سواء في القطاع العام أو في القطاع الخاص، ومن هنا فإنّه من الواجب الاعتناء بكافّة تفاصيل الخطاب والتقيد بمدى جديَّته ورسميَّته، وفيما يلي طريقة كتابة الخطاب الرسمي بشكل مفصل.

• يجب أولاً تحديد أو معرفة نوعية الخطاب المرسَل هل هو رسمي أم لا، والخطاب الرسمي هو المرسَل إلى جهة حكومية معينة، أو إلى جهة أكاديمية، أو إلى مدير معين، أو إلى أي شخص يرتبط الإنسان به بعلاقة مهنية، في حين يكون الخطاب غير رسمي إذا كان مرسلاً إلى المدير الحالي، أو إلى أحد زملاء العمل الذي لا يرتبط به المُرسِل بعلاقة اجتماعية أيّاً كانت، أو إلى شخص غير معروف بالشكل الأمثل بالنسبة للمُرسِل.
• يجب تحديد الوسيلة التي سيتم بها إرسال الخطاب، ففي حالة الخطاب الرسمي فإنّ الأفضل أن يتمّ إرساله بالبريد العادي، أمّا إن كان الخطاب مستعجلاً ففي هذه الحالة وفي حالات أخرى محددة يمكن أن يرسل الخطاب من خلال البريد الإلكتروني.
• استعمال ترويسة رسمية مناسبة للخطاب، فلو كان المرسل –على سبيل المثال- شركة تجارية فإنه من الأفضل أن يُروَّس الخطاب بالصيغة الرسمية، كما ويمكن أن يتم تصميم الترويسة بطريقة احترافية وجيدة باستخدام البرامج الحاسوبية المختلفة، أما إن لم يكن بالإمكان القيام بذلك فيمكن الاكتفاء بذكر العنوان في الأعلى، مع ضرورة مراعاة ترتيب تفاصيل العنوان حيث يُبدأ العنوان باسم الشارع، ثم اسم المدينة، ثم الرمز البريدي، كلُّ في سطرٍ على حدى.
• كتابة التاريخ تحت العنوان بمسافة مناسبة، أمّا إن اضطرّ المرسل إلى إرساله بالبريد الإلكتروني فلا داع لكتابة التاريخ، لأنّه سيضاف تلقائياً.
• كتابة اسم الشخص المرسل إليه، أو اسم الجهة المرسل إليها، مع ذكر اللقب في حال كان المرسل إليه شخصاً.
• البدء بالتحيّة، فإذا كان المرسل إليه شخصية اعتبارية، يُبدأ الخطاب بعبارة (إلى من يهمّه الأمر)، أما إن كان جنس مستقبل الرسالة معلوماً إلى جانب كونه من الشخصيات الاعتبارية فإن الرسالة تُبدأ بـ(السادة المحترومون) أوبـ (السيدات الفاضلات)، مع ضرورة الانتباه أثناء كتابة هذه الرسالة والتأكد إلى أقصى درجة من المستقبل، فهذه أمور في غاية الحساسية، أما في حال كان الشخص معروفاً للمُرسِل فإن الخطاب يبدأ بـ (السيد المحترم) -على سبيل المثال-.
• كتابة اسم المرسَل إليه بعد كتابة التحية، حيث يجب في هذه الحالة استعمال الألقاب بدرجة رئيسية قبل إدراج الاسم.
• تكتب الافتتاحية بعد التحية بمسافة مناسبة، وفي حال كان الخطاب رسمياً يمكن الدخول في الموضوع مباشرة.
• كتابة فحوى الموضوع بطريقة جيدة مع مراعاة القواعد اللغوية، وعلامات الترقيم، واستخدام الألفاظ السهلة التي لا تحتمل وجهين للتأويل، بحيث تكون الرسالة واضحة المعنى ومباشرة.
• تدقيق الخطاب بعد الانتهاء من كتابته.
• اختتام الخطاب بعبارة (وتفضلوا بقبول الاحترام والتقدير) أو(خالص التحيات).
• ترك فراغ بين الخاتمة والاسم الكامل للتوقيع، والتوقيع يجب أن يكون إما بالحبر الأزرق أو الأسود، ومن الممكن أن يسبق الاسم باللقب.
• يمكن إضافة بعض المعلومات الضرورية في حاشية الخطاب.